Peran Public Relations Dalam Membangun Hubungan Dengan Khalayak Melalui Website dan Event

Tugas ke - 12

Kapita Selekta, 28 November 2013 
Pembicara : Mr. Yugih Setyanto, S.Sos., M.Si 
Judul : Peran Public Relations Dalam Membangun Hubungan Dengan Khalayak Melalui Website dan Event

      Pada pertemuan Kapita Selekta pada tanggal 28 November 2013, Bapak Yugih Setyanto selaku dosen Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Tarumanagara memberikan Materi yang menarik untuk dibahas yaitu, Peran Public Relations dalam membangun hubungan dengan khalayak melalui Website dan Event. Keberhasilan suatu perusahaan dalam membangun hubungan dengan khalayak tergantung dari peran dari seorang Public Relations, kelompok kami berpendapat bahwa ditengah kemajuan teknologi dan persaingan usaha yang begitu ketat, maka seorang Public relation harus dapat membangung hubungan yang baik dengan masyarakat melalui website dan mengadakan event.

         Seorang Public Relations mengirim Press Release kepada media dengan tujuan agar berita atau citra baik mengenai perusahaan dapat dimuat di media massa. Namun, pada umumnya sedikit sekali press release yang dijadikan berita oleh wartawan.Ketika akan menulis artikel, seorang wartawan mencoba mencari bahan dari mesin pencari atau google. Public Relations hanya membombardir media dengan press release yang sebenarnya tidak dibutuhkan oleh wartawan.

      Pada kenyataanya, Redaktur dan reporter berita cenderung menggunakan website untuk mencari berita mengenai seseorang dan perusahaan yang menarik untuk ditulis. Website sebagai media pengenalan perusahaan kepada masyarakat merupakan salah satu cara yang efektif dilakukan saat ini mengingat begitu banyaknya pengguna internet pada zaman digitalisasi saat ini. Jika kita baru saja mendirikan perusahaan atau baru saja meluncurkan sebuah produk, maka  solusi pertama bagi seorang PR adalah membuat website. melalui website fungsi PR lebih cepat dan mudah untuk mengenalkan perusahaan dan lebih mendekatkan perusahaan ke pelanggan. Hal ini disebabkan pelanggan internal maupuan eksternal bisa menggali lebih dalam tentang sejarah perusahaan, jasa atau produk yang di tawarkan, bahkan informasi lowongan kerja dan detail informasi perusahaan

       Pada prinsipnya, tujuan PR melakukan promosi website secara online adalah sangat terkait untuk membangun hubungan dengan khalayak. Website diharapkan dapat mendatangkan pengunjung, semakin banyak orang yang dapat melihat informasi yang disediakan pada web tersebut, dari segi bisnis akan lebih banyak orang yang mengenal produk/jasa yang ditawarkan, atau minimal mengenal company profile Perusahaan. Citra baik perusahaan yang ingin dibentuk dapat diwujudkan.

        Sebelum menampilkan dalam website perusahaan, tidak ada cara lain bagi Public Relations untuk mempublikasikan perusahaan selain dengan menyiapkan uang untuk beriklan atau advertorial dengan  menggunakan media baik berupa media cetak maupun media elektronik. Public Relations sibuk menulis press release yang ditujukan kepada redaktur dan reporter serta berharap agar dimuat. Kemudian, keberhasilan dari Public Relations diukur dari banyaknya berita positif mengenai perusahaan. Namun sekarang, melalui website hal diatas sudah mulai berubah, perusahaan dapat langsung berkomunikasi dengan khalayak. Khalayak dapat langsung menyampaikan komentar dan saran di website perusahaan. Meskipun telah ada website perusahaan, kehadiran media cetak dan elektronik masih dianggap penting oleh Public Relations karena, media masih berperan dalam mempublikasikan suatu hal. Sebagai contoh peran tv, koran, majalah dalam mengangkat nama suatu produk (merek) masyarakat yang tidak terjangkau oleh internet masih dapat mengetahui produk dari iklan di media.

        Tantangan seorang Public Relations adalah harus mampu bercerita dn membangun hubungan melalui website perusahaan atau jaringan online lainnya agar menarik media dan pada akhirnya media akan menulis tentang kita.

Berikut merupakan aturan-aturan lama dalam Public Relations :
Media adalah satu-satunya alat publikasi

1.   Public Relations berkomunikasi dengan wartawan melalui press release

2.   Press Release hanya dibaca redaktur dan wartawan. Perusahaan harus punya berita yang signifikan dulu untuk dibuat press releasePress release harus mengutip pendapat para pakar, analis, pelanggan dan lain-lain

3.  Berita dimedia hanyalah satu-satunya cara bagi khalayak untuk mengetahui press release perusahaan

4.            Klipping merupakan cara mengukur efektifitas sebuah press release

       Saat ini Public Relations harus bekerja keras dalam dunia cyber. Perusahaan akan mendapat perhatian dari media cukup besar apabila perusahaan sudah sangat besar, menyangkut orang terkenal dan pemerintah, dapa diartikan selama kita belum jadi terkenal maka kita harus berusaha menceritakan sendiri tentang diri kita dan website dalam hal ini akan sangat membantu.

Menurut Wimar Witoelar, 3 hal dasar yang harus dipikirkan bagi Public Relations untuk melakukan Integrated Marketing Communication (IMC) adalah :

1.            Penetapan key messages yang mudah diingat masyarakat

2.            Penetapan target market

3.            Menentukan media yang akan digunakan

       Adapun beberapa cara yang digunakan Public Relations dalam mendekati media yaitu :
Dekati satu reporter yang menulis sesuatu yang khusus

1.    Bantu reporter memahami gambaran perusahaan kita

2.   Jelaskan kenapa khalayak menyukai produk kita

3.   Jangan kirim e-mail tanpa diminta

4.  Tindaklanjuti hubungan dengan reporter yang potensial

5. Komunikasi dua arah dengan reporter (perlu pitching dari Public Relations)

     Kemudian, menentukan strategi Event yang dilakukan oleh Public Relations untuk mendapatkan perhatian media yang bermuara pada perhatian publik tentang perusahaan (atau organisasi) atau produk perusahaan . Merancang acara (event) tertentu atau lebih dikenal dengan peristiwa khusus (special event) yang dipilih dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang khusus sifatnya untuk menjalin hubungan dengan khalayak

      Event dapat berupa kegiatan CSR, berbagai studi menunjukkan bahwa perusahaan yang melibatkan warganya dalam strategi dan pelaksanaan CSR memiliki warga yang bangga akan perusahaannya, loyal, dan menceritakan pengalaman-pengalamannya yang membanggakan tersebut kepada publik di luar perusahaan. Kegiatan amal (charity events) juga merupakan salah satu cara terbaik untuk meningkatkan image baik suatu company. Tetapi jangan hanya melakukan kegiatan charity kemudian berhenti begitu saja.

Beberapa perusahaan melakukan hal seperti itu, dan akhirnya publik lebih melihat kegiatan charity yang mereka lakukan hanya sebagai kegiatan pembohongan public. Selain fokus pada kegiatan amal, bisa juga membuat berbagai macam acara/peringatan/perayaan yang ada seperti parade, acara liburan atau apapun yang bisa meningkatkan penampilan positif perusahaan di masyarakat. Melibatkan warga dan public dalam kegiatan acara dapat membina hubungan baik yang selama ini sudah terjalin.

      Kelompok kami berpendapat dan menarik kesimpulan bahwa kehadiran public relation sebenarnya sangatlah penting dalam sebuah perusahaan karena mampu membangun citra terbaik dengan khalayak melalui website dan event. Namun, tak dapat dipungkiri media seperti cetak dan elektronik masih memiliki peranan yang penting dalam membantu publikasi sebuah perusahaan kepada khalayaknya.